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Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels gehören die bekanntesten Marken der Musikwelt. Die Universal Music Group ist Teil von Vivendi, dem weltweit tätigen Medien- und Kommunikationskonzern.

Die Division Marketing Labs bündelt sämtliche kundengerichtete Aktivitäten und entwickelt Marketinginstrumente sowie unsere eigenen digitalen Kommunika­tionskanäle. Darin enthalten sind u.a. die Abteilungen Digital Commercial Partnerships, die sich um den bestmöglichen Aufschlag unserer Künstler auf digitalen Musikplattformen kümmert, sowie Consumer Development, wo wir Eigenmarken aufbauen, um Aufmerksamkeit für unsere Künstler zu erzeugen.

Wir suchen ab sofort für unseren Standort Berlin eine(n) Assistant (m/w) zur Unterstützung unseres Senior Directors Digital Commercial Partnerships und des Directors Consumer Development sowie zur Unterstützung des Marketing Labs-Teams.

 

Deine Aufgaben:

  • Du übernimmst als persönliche Assistant (m/w) das selbständige Office-Management für den Senior Director Digital Commercial Partnerships und den Director Consumer Development. Dazu zählt u.a.:
    • Terminmanagement und Kalenderpflege
    • Pflege der E-Mail-Postfächer
    • Planung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
    • Reiseplanung und -abrechnung
    • Koordination und Priorisierung von Anfragen
    • Aufbereitung von Präsentationen und Statistiken sowie Recherchearbeiten
  • Als Teamassistant (m/w) verantwortest Du übergreifende Assistenzaufgaben für die verschiedenen Teams der Marketing Labs, u.a.
    • Planung von Meetings, Konferenzen und Tagungen
    • Rechnungserstellung und -bearbeitung
    • Allgemeines Office-Management
  • Du bist Ansprechpartner/in nach In- und Extern und übernimmst die Betreuung von Gästen
  • Du übernimmst die regelmäßige Vertretung der Assistant to President Marketing Labs (sowohl in den späten Nachmittagsstunden als auch während des Urlaubes)

 

Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:

  • Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor Studium und konntest bereits einschlägige Erfahrungen als Assistenz (m/w) in ähnlicher Position sammeln. Gerne auch für mehrere Personen.
  • Du hast erste Erfahrung im Entertainment- oder Tech-Bereich gesammelt
  • Mit den MS Office-Programmen bist Du sehr gut vertraut und Du hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten
  • Du erstellst selbständig Präsentationen mit MS PowerPoint
  • Die mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch fällt Dir sehr leicht

 

Deine Persönlichkeit ist gefragt:

  • Diskretion und Loyalität stehen für Dich an oberster Stelle
  • Durch Deine strukturierte, gewissenhafte und organisierte Arbeitsweise behältst Du in stressigen Situationen stets den Überblick
  • Du bist die gute Seele der Abteilung und gewinnst aufgrund Deines integrativen, empathischen und kommunikativen Wesens schnell das Vertrauen der Kollegen und Partner
  • Du besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Medien- sowie Geschäftspartnern und behältst stets einen kühlen Kopf in unvorhergesehenen Situationen
  • Du begeisterst Dich sehr für Musik

 

Und so sind wir:

  • Wir sind ein Team, mit dem ständigen Wunsch das Projekt Universal Music voranzubringen und Neues zu wagen
  • In unserem Business gilt es gute Entscheidungen schnell zu treffen: Wir zählen auf proaktive Mitarbeiter, die vorausdenken und unkomplizierte Lösungen finden
  • Wir leben eine offene Kommunikation mit einem „Du“ über alle Hierarchien hinweg
  • Vielfältigkeit und Toleranz – menschlich wie musikalisch – sind uns wichtig

 

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Bitte bewirb Dich online mit Deinen aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte lade Deinen Lebenslauf und Zeugnisse als Dateien hoch (max. 5 MB pro Datei) und benenne in den Fragefeldern auch Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.